Swyddi gwag

Reolwr Swyddfa

Swydd ran amser yw hon, gyda’r deiliad yn ddelfrydol yn gweithio 5 hanner diwrnod yr wythnos (20 awr)

Cyflog: £22–24k pro-rata (yn dibynnu ar brofiad)

Mae Music Theatre Wales, a leolir yng Nghaerdydd, yn un o’r prif gwmnïau opera gyfoes yn Ewrop; ers ei sefydlu yn 1988 caiff ei gydnabod fel grym pwysig ym myd yr opera, gan gyflwyno gwaith newydd, beiddgar sy’n cael ei nodweddu gan yr effaith bwerus a gaiff ar gynulleidfaoedd ac artistiaid fel ei gilydd. Gyda chefnogaeth Cyngor Celfyddydau Cymru a Chyngor Celfyddydau Lloegr, rydym fel arfer yn cynhyrchu un brif daith y flwyddyn yn y DU, ynghyd â phrosiectau a gwaith ymestyn ar raddfa lai, ac ar brydiau’n trefnu taith ryngwladol. Mae rhagor o fanylion am ein gwaith i’w gweld ar ein gwefan.

Mae cyfle cyffrous wedi codi i benodi Rheolwr Swyddfa i ymuno â’r tîm, sydd ar hyn o bryd yn cynnwys Prif Weithredwr, Cyfarwyddwr Artistig, a Gweinyddwr Artistig sydd hefyd yn gweithredu fel Rheolwr y Cwmni. Mae yna gynlluniau ar waith i recriwtio Rheolwr Marchnata/Cyfathrebu. Y tu hwnt i’r tîm craidd hwn, mae ymgynghorydd y wasg llawrydd yn cefnogi gwaith y cwmni drwy gydol y flwyddyn, tra bod yr elfen ariannol yn cael ei rhoi allan i’n cyfrifwyr. Mae pencadlys y cwmni mewn swyddfa fodern, ddeniadol mewn adeilad rhestredig sy’n agos at orsaf Bae Caerdydd.

Yn ystod y cyfnodau cynhyrchu a theithio, mae’r personél yn cynyddu i hyd at ddeugain o bobl, yn cynnwys timau creadigol, cantorion, cerddorion a staff technegol, gyda’r Gweinyddwr Artistig/Rheolwr y Cwmni yn darparu’r gefnogaeth angenrheidiol iddynt.

Mae Music Theatre Wales yn elusen ac yn gwmni a gyfyngir gan warant; caiff ei lywodraethu gan fwrdd o ymddiriedolwyr sy’n cefnogi’r cwmni ar drefniant gwirfoddol.

Bydd deiliad y swydd newydd hon yn adrodd i’r Prif Weithredwr. Gan mai swydd newydd yw hi, mae’r rhestr o gyfrifoldebau sy’n dilyn yn ddangosol, felly bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn rhywun all addasu i newid a bod yn barod i ymgymryd ag ystod o gyfrifoldebau i sicrhau bod y sefydliad bychan ond uchelgeisiol hwn yn rhedeg yn esmwyth.

Mae arnom angen rhywun sy’n hyblyg, yn hynod drefnus, yn gweithio’n dda mewn tîm, yn gyfarwydd â defnyddio TG, ac yn meddu ar sgiliau cyfathrebu o’r radd flaenaf a phrofiad blaenorol o reoli cyflenwyr a chontractwyr allanol. Rydym yn chwilio am rywun fydd yn dangos ymrwymiad gwirioneddol i’r math o waith rydym yn ei wneud, ac sy’n hapus i weithio’n bennaf ar ei ben ei hun mewn cwmni bychan lle mae’r awyrgylch yn brysur.

Pwrpas y swydd

Bydd deiliad y swydd yn rhoi cymorth i’n tîm bychan ac yn rheoli gofynion gweinyddol y swyddfa o ddydd i ddydd.

Cyfrifoldebau Allweddol

Bydd y dyletswyddau’n cynnwys: trefnu a chydlynu materion logisteg, yn cynnwys cyfarfodydd mewnol ac allanol, cymryd cofnodion mewn cyfarfodydd tîm, delio ag ymholiadau allanol, cwrdd a chyfarch pobl allanol, darparu cymorth gweinyddol ar gyfer agweddau o gyflenwi rhaglenni, a sicrhau bod popeth yn rhedeg yn esmwyth ar gyfer pawb yn y swyddfa. Bydd deiliad y swydd hefyd yn gyfrifol am reoli’r offer yn y swyddfa a’r berthynas gyda chyflenwyr/contractau cynnal a chadw allanol, yn cynnwys rheoli darparwr gwasanaeth TG y cwmni.

Rydym yn awyddus i sicrhau bod yna ddull parhaus ar waith o ail-werthuso systemau a phrosesau er mwyn gwella eu heffeithiolrwydd a lleihau’r pwysau gweinyddol ar y tîm. Bydd gan y Rheolwr Swyddfa ran bwysig i’w chwarae yn y dasg o symud ymlaen gyda hyn. Bydd deiliad y swydd hefyd yn cefnogi’r tîm wrth sicrhau bod y gwaith a wnawn yn cael ei fonitro a’i gofnodi, a bod canlyniadau a chanfyddiadau gwerthuso’n cael eu coladu a’u rhannu.

Gweinyddu

  • Rheoli holl weithrediadau swyddfa Music Theatre Wales o ddydd i ddydd, a gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer ymholiadau ac ymwelwyr.
  • Sicrhau bod yr holl swyddogaethau gweinyddol a rheoli swyddfa yn cael eu dilyn o ddydd i ddydd fel bod y swyddfa’n lle effeithiol a chyfforddus i weithio ynddo.
  • Gweithredu, cynnal a gwella systemau a gweithdrefnau ffeilio – rhai electronig a chopi caled – gan sicrhau eu bod yn cadw’n gaeth at y Ddeddfwriaeth Diogelu Data.
  • Casglu a dadansoddi data yn ôl yr angen er mwyn diweddaru systemau gweinyddol â gwybodaeth gywir.
  • Gweithredu fel y prif bwynt cyswllt gyda’r landlord a’r tîm cynnal a chadw.
  • Rheoli perthynas y cwmni gyda chyflenwyr allanol, yn cynnwys y cyfleustodau a ThG.
  • Rheoli ac archebu deunyddiau swyddfa.
  • Delio ag ymholiadau, trefnu ystafelloedd pwyllgor, llungopïo a gwneud trefniadau teithio.
  • Darparu cymorth a phresenoldeb ychwanegol yn y swyddfa yn ystod absenoldebau/ gwyliau staff.
  • Cydlynu cyfarfodydd ar gyfer staff MTW – yn enwedig y Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwr Artistig.
  • Cynnal a chadw Calendr y Tîm, yn cynnwys monitro gwyliau’r staff a TOIL.
  • Delio â materion/problemau â doethineb, a gwneud hynny’n annibynnol gan amlaf.

Staffio

  • Gweinyddu’r dasg o recriwtio staff amser llawn a rhan amser.
  • Paratoi contractau cyflogi, a chynnal a chadw systemau ffeilio cyfrinachol a phriodol ar gyfer cofnodion gweithwyr.
  • Gweithredu cyngor a dderbynnir gan ymgynghorydd allanol i sicrhau bod y cwmni’n cydymffurfio â’r holl rwymedigaethau statudol yng nghyd-destun cyflogaeth, yswiriant, cyfle cyfartal, pensiwn, iechyd a diogelwch, a chyfraith cwmnïau, a diweddaru Llawlyfr y Cwmni yn ôl yr angen, ac yn rheolaidd.
  • Rheoli gwaith glanhawr y swyddfa.

Ariannol, rheoleiddiol a llywodraethol

  • Sicrhau bod pob mandad banc angenrheidiol yn gyfredol, a bod y cardiau debyd priodol yn eu lle.
  • Rheoli’r arian mân, a bancio arian parod neu sieciau, yn cynnwys cyfraniadau ac incwm o werthiant rhaglenni.
  • Sicrhau bod data’r gyflogres a’r cynllun pensiwn yn cael ei goladu’n gywir a’i brosesu i’n cyfrifwyr.
  • Cynnal cofnodion prosesu data i bwrpas Deddfwriaeth Diogelu Data, a chydlynu’r gwaith rheolaidd o ddiweddaru a glanhau’r data a ddelir.
  • Sicrhau bod y cwmni’n gweithredu’n unol â’r holl ofynion statudol a chyfreithiol, yn cynnwys y Comisiwn Elusennau a Thŷ’r Cwmnïau, trwy baratoi’r diweddariadau angenrheidiol a’r dychweliadau blynyddol.
  • Rheoli’r gwaith o gasglu a choladu ystadegau monitro, adborth a deunyddiau gwerthuso eraill ar draws holl weithgareddau’r cwmni.
  • Cwblhau’r arolygon ystadegol perthnasol y gofynnir amdanynt gan y cyllidwyr statudol.
  • Gweinyddu’r dasg o recriwtio aelodau newydd i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr, a chefnogi’r Prif Weithredwr wrth drefnu eu hyfforddiant a’u cyfnod ymsefydlu.
  • Trefnu a gwasanaethu cyfarfodydd o’r Bwrdd ac is-bwyllgorau (trefnu ystafelloedd a lluniaeth).

Arall

Ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill y gall y Prif Weithredwr yn rhesymol ofyn amdanynt.

Manyleb bersonol

Hanfodol

  • Profiad sylweddol o weithio mewn awyrgylch swyddfa weinyddol.
  • Sgiliau ardderchog mewn cynllunio a threfnu.
  • Sgiliau rheoli amser o’r radd flaenaf.
  • Y gallu i flaenoriaethu a chwrdd â nifer o ddedleins sy’n cystadlu yn erbyn ei gilydd.
  • Y gallu i roi sylw trylwyr i fanylion.
  • Lefel uchel o lythrennedd, rhifedd a chymhwysedd TG i gynnwys MS Office.
  • Ymrwymiad i wella prosesau mewn modd effeithiol ac effeithlon.
  • Y gallu i weithio’n annibynnol ac i ddefnyddio eu crebwyll eu hunain i ddelio â phroblemau a dod o hyd i atebion.
  • Y gallu i gyfathrebu’n effeithiol ac yn broffesiynol gydag ystod eang o wahanol bobl.
  • Ymrwymiad i weithio mewn modd hyblyg o fewn Music Theatre Wales i gyflawni amcanion y tîm.
  • Parodrwydd i ddysgu am waith Music Theatre Wales.
  • Ymrwymiad i rôl Music Theatre Wales yn hyrwyddo’r iaith Gymraeg, yng Nghymru ei hun ac yn rhyngwladol.

Dymunol

  • Diddordeb yn y celfyddydau.

Telerau

Swydd ran amser yw hon, gyda deiliad y swydd yn ddelfrydol yn gweithio 5 hanner diwrnod yr wythnos (20 awr)

Hawl i wyliau: 20 diwrnod y flwyddyn, ynghyd ag 8 diwrnod o wyliau cyhoeddus a gwyliau banc (pro rata).

Cyflog: £22,000 – £24,000 pro rata (yn dibynnu ar brofiad).

Sut i ymgeisio

Os ydych o’r farn eich bod chi’n meddu ar y sgiliau a’r profiad perthnasol ar gyfer y swydd hon, dylech ymgeisio trwy anfon CV a llythyr eglurhaol yn amlinellu sut yr ydych yn cwrdd â’r meini prawf a restrir yn y fanyleb bersonol. Anfonwch eich cais at Carole Strachan drwy e-bost yn unig: carole@musictheatre.wales

Dyddiad cau: Dydd Llun 28 Ionawr 2019 am 5 o’r gloch.

Trefnir y cyfweliadau cyntaf o 31 Ionawr 2019 ymlaen.

Mae dyddiadau’r cyfweliadau terfynol i’w cadarnhau.

Newsletter

Sign up to our newsletter